“Nhìn xa trông rộng” với BI

Vì sao cần BI?

Ông Hoàng Đại Hiển Chương, Giám đốc Giải pháp BI của Công ty Global Cybersoft phân tích: một doanh nghiệp (DN) ngày càng phát triển thì dữ liệu của DN cũng theo đó tăng lên và được tích lũy nhiều hơn. Thời gian thu thập dữ liệu thường chiếm 50% thời gian trong tiến trình đưa ra quyết định.

Để có một quyết định, người quản lý phải trải qua bốn bước: thu thập dữ liệu, phân tích, đánh giá rồi mới đưa ra quyết định. Người quản lý khi cần biết thông tin, thường phải hỏi cấp dưới. Để tổng hợp lại, chuyển nó đến người yêu cầu, phải mất khá nhiều thời gian.

“Thông tin thậm chí có thể không thông suốt. Một câu hỏi trung bình mất từ 5-10 ngày mới có câu trả lời. Như vậy, để thực hiện đầy đủ một tiến trình đưa ra quyết định, DN phải tiêu tốn nguồn lực, thời gian. Do xử lý không tập trung, người quản lý có khi lại đưa ra quyết định phụ thuộc nhiều vào cảm tính”, ông Chương khẳng định.

Theo RSR Research - 11/2009, các thách thức lớn của DN thương mại là: nhà kinh doanh không nắm bắt được kịp thời cũng như không uyển chuyển thay đổi kế hoạch bán hàng theo kịp biến động thị trường; không có khả năng xác định các khách hàng tiềm năng nhất để đưa ra chính sách khuyến mãi đúng đắn; khó khăn trong việc quản lý tồn kho và phân phối hàng hóa; các quản lý ngành hàng không có thông tin kịp thời để đáp ứng biến động thị trường… Tất cả những vấn đề này đều do thiếu thông tin.

Ông Chương cho rằng, các DN nhỏ và vừa nên ứng dụng BI. BI sẽ giúp quản lý các cấp thu thập và phân tích dữ liệu - từ đó đưa ra quyết định chiến lược một cách thuận lợi và chính xác. Mô hình BI lý tưởng giống như một “căn phòng”, trong đó có rất nhiều các bảng điện tử (Dashboard) cung cấp thông tin cụ thể để các quản lý theo dõi và ra quyết định…

Nhu cầu…?

Ông Chương cho biết, ở Việt Nam hiện nay nhiều DN chú trọng tìm hiểu ứng dụng ERP (Giải pháp hoạch định nguồn lực DN). ERP chính là nền tảng vững chắc cho BI trong tương lai. Theo nghiên cứu của Gardner hồi 2008, việc sử dụng giải pháp sẽ có bốn mức độ: Báo cáo, phân tích, dự đoán và cuối cùng là tiên đoán. Hiện nay Việt Nam mới chỉ nằm ở mức phân tích.

Theo ông Chương, để phát triển bền vững DN nên ứng dụng BI và cần chú ý duy trì ba dòng: hàng hóa, tiền, và thông tin. Dòng thông tin thường là nguyên nhân gây khó khăn cho DN. Mọi DN quản lý thông tin theo nhiều hình thức, nhưng đa phần các DN vừa và nhỏ tại Việt Nam đều chưa dùng đến các hệ thống quản lý thông tin.

Để xây dựng giải pháp BI, DN cần phải thực hiện từng bước, cần cập nhật thông tin về BI để khi áp dụng sẽ không bỡ ngỡ.

Khi ứng dụng BI, DN cần đáp ứng 4 điều kiện dưới đây:

Quy trình nghiệp vụ được xây dựng và chuẩn hóa. Đây là điều kiện quan trọng, đòi hỏi việc nhập liệu và số liệu phải chuẩn.

DN phải có các hệ thống quản lý quy trình ghi nhận dữ liệu của các nghiệp vụ như Giải pháp quản lý quan hệ khách hàng (CRM), ERP hay tối thiểu là các hệ thống kế toán. Đây là các hệ thống cần thiết để quản trị được các số liệu.
Phải chuẩn bị nhân sự, tính sẵn sàng - thống nhất của cả DN, đặc biệt là sự thống nhất giữa CEO (giám đốc điều hành), CIO (giám đốc CNTT) và CFO (giám đốc tài chính).

Phải có chiến lược phát triển CNTT và ngân sách triển khai BI.

Giải quyết các cản ngại …

Ông Chương nhận thấy trong quá trình triển khai BI cho doanh nghiệp, các thách thức lớn thường gặp đều xuất phát từ yếu tố con người. Các khó khăn đáng kể là: xác định dữ liệu; DN chưa xác định được KPI (Key Performance Indicator – chỉ số quản trị), nhà cung cấp không thể thiết lập hệ thống đáp ứng nhu cầu nếu không được cung cấp thông tin đầy đủ; Giai đoạn Business Blueprint (thiết kế) thường bị kéo dài do thiếu người có khả năng quyết định, không có góc nhìn quản trị.

Một cản ngại khác là BI ít được quan tâm triển khai song song với ERP; người quản trị muốn những thông tin ngoài hệ thống thực thi hiện tại. Cuối cùng là cản ngại từ sự “minh bạch”.

Ông Võ Đỗ Thắng, Giám đốc Trung tâm Đào tạo Quản trị Mạng và An ninh Mạng Quốc tế Athena, chia sẻ thêm: Yếu tố con người cực kỳ quan trọng. Các nhà cung cấp chỉ có thể cung cấp được giải pháp đúng, đáp ứng nhu cầu khi DN đã tổng hợp được thông tin và yêu cầu gửi cho họ. Nếu các DN cần thông tin ngoài hệ thống thực thi, DN cần gửi cho nhà cung cấp.

Để triển khai tốt BI, trợ lý hoặc trợ lý tài chính của CEO phải làm việc trực tiếp với nhà cung cấp. Ngoài ra, tất cả những người tham gia dự án cần có sự hợp tác để việc triển khai minh bạch. Đối với các DN vừa và nhỏ ở Việt Nam, nếu không thể thuê CIO thì chính chủ DN đó phải trở thành CIO. Phải nghiên cứu, triển khai từng bước và hỏi các đơn vị đã ứng dụng thành công hoặc người trong ngành để được tư vấn.

Sẽ xem xét ứng dụng

“Công ty tôi vẫn đang sử dụng phần mềm Excel để quản lý thông tin. Tôi thấy BI có nhiều ứng dụng hay, nếu phù hợp với mô hình công ty của chúng tôi, chúng tôi sẽ xem xét để ứng dụng…”

Bà Phạm Thị Tuyết Nga, Giám đốc Công ty Thủy Sinh Lý Vũ